Produktionsevaluations- &
Planungsbesprechung (PEP)

Wenn wir im Lean-Management von der PEP sprechen, ist damit die wöchentliche Projektbesprechung und -Evaluation gemeint, in welcher sich alle Gewerke und Projektmitglieder, die in der letzten Woche beteiligt waren und in den nächsten Wochen Aufgaben am Hybro haben, treffen.

Jeder Projektbeteiligte/Gewerk bekommt ein individuell farbiges Post-It.

Die Besprechung erfolgt auf Basis der 6 Wochen-Planung. Für jede Woche gibt es eine Tafel mit mehreren Zeilen und Spalten für jeden Tag der Woche, inkl. Samstag (Samstag ist ein Art Joker-Tag deswegen grau). Dort wird die gesamte Woche eingeplant. Jedes Gewerk und jeder Bauabschnitt haben eine oder mehrere Zeilen, je nachdem wie viele Tätigkeiten notwendig sind. In dem Moment, in welchem der Post-It für eine Tätigkeit in die Wochenplanung geklebt wird, ist das eine Zusage über dessen Einhaltung.
6-Wochen-Planung

Zu Beginn jeder PEP-Besprechung wird die vergangene Woche evaluiert, indem abgearbeitete Tätigkeiten durchgestrichen und nicht erledigte Aufgaben zur Seite genommen werden. Der Grund und die Auswirkungen der nicht erledigten Zusagen auf andere Aufgaben werden analysiert. Aus den erledigten, abzüglich der nicht geleisteten Zusagen wird der AEZ-Wert (Anteil Eingehaltener Zusagen) ermittelt. Dieser steht auf grün, wenn die Aufgaben mindestens zu 80% geleistet wurden. Zwischen 51 und 79% wäre er gelb und alles 50% und schlechter ist rot.
Für jede Woche wird der AEZ-Wert ermittelt, die blaue Linie zeigt die Entwicklung über die Bauzeit.

Es wird darüber gesprochen, wenn eine Aufgabe nicht eingehalten werden konnte und analysiert, woran es lag. Dadurch soll Transparenz und Verbindlichkeit geschaffen werden und man möchte sensibilisieren möglichst genau zu planen. Mit steigender Erfahrung gelingt das in der Regel auch immer besser.
Neben der Wochenplanung gibt es auch noch einen Aktionsplan, welcher besprochen wird. Dort werden vor allem offene Fragen besprochen, welche noch nicht unmittelbar fällig sind. Daraus ergeben sich aber möglicherweise Risiken, welche zu einem Bauverzug führen können, falls sie nicht bis zu einem Tag X geklärt werden können. Diese finden ihren Platz in der Risikomatrix.
Im Anschluss an den Rückblick findet die Einplanung der nächsten 6 Wochen auf Tages Basis statt. Die Wand der vergangenen Woche wird hinten angehängt, sodass wieder eine 6 Wochen Vorschau entsteht.